Lntera Post– Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) harus bekerja layaknya Arsiparis, guna memastikan informasi publik yang disebarluaskan sudah benar-benar terverifikasi sehingga selain memenuhi hak publik juga tidak melanggaran peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Peraturan itu di antaranya UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP).
Hal itu disampaikan Kepala Bagian Manajemen Pengelolaan Data dan Layanan Informasi Kementerian Keuangan (Kemenkeu), Titi Susanti, saat menyampaikan paparannya pada pada Bimbingan Teknis (Bimtek) Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi bagi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) di wilayah tengah Indonesia dengan tema “Transparansi Layanan Informasi Publik Untuk Percepatan Program Prioritas Nasional” di Denpasar, Bali, Rabu (20/8/2025).
”PPID memang memiliki beberapa kesamaan fungsi dengan Arsiparis, terutama dalam hal pengelolaan informasi dan dokumentasi. PPID bertanggung jawab untuk mengelola, menyimpan, dan menyediakan informasi publik, sementara arsiparis juga memiliki peran dalam pengelolaan arsip yang merupakan bagian dari informasi. Keduanya bekerja untuk memastikan informasi tersedia dan dapat diakses oleh publik, meskipun dengan fokus yang sedikit berbeda,” kata Tuti.
Tuti menjelaskan baik PPID maupun Arsiparis memiliki tanggung jawab untuk menyimpan dan mengamankan informasi atau arsip yang mereka kelola. PPID memastikan informasi publik disimpan dengan baik dan aman, sementara arsiparis memastikan arsip-arsip terjaga keutuhannya.
Baik PPID maupun arsiparis berperan dalam menyediakan akses informasi atau arsip kepada pihak yang membutuhkan. PPID menyediakan akses ke informasi publik, sedangkan arsiparis menyediakan akses ke arsip yang relevan.
Namun, lanjut Tuti, beberapa perbedaan perlu diperhatikan sehingga keduanya bisa bekerja sesuai aturan. PPID fokus pada penyediaan informasi publik secara keseluruhan, termasuk informasi yang sedang dalam proses dan informasi yang sudah final, sedangkan Arsiparis lebih fokus pada pengelolaan arsip sebagai aset sejarah dan bukti.
PPID bekerja di dalam badan publik dan bertanggung jawab untuk menyediakan informasi dari badan publik tersebut, sedangkan arsiparis bisa bekerja di berbagai lembaga, termasuk lembaga kearsipan nasional.
Tujuan utama PPID adalah memenuhi hak publik untuk mendapatkan informasi, sedangkan tujuan arsiparis adalah untuk melestarikan arsip sebagai bukti sejarah dan memfasilitasi akses ke arsip.
”Meskipun ada perbedaan dalam fokus dan lingkup kerja, PPID dan Arsiparis memiliki peran penting dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi. Keduanya bekerja sama untuk memastikan informasi tersedia dan dapat diakses oleh publik, meskipun dengan peran yang berbeda,” ujar Tuti.
Karena itu, Tuti menekankan, PPID sesuai UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang KIP wajib melakukan verifikasi dokumen sehingga kecermatan yang dimiliki harus selayaknya Arsiparis bekerja.
PPID harus mengklasifikasi informasi publik mana saja yang dikecualikan bersifat ketat dan terbatas serta mana informasi publik yang bersifat terbuka dan dapat diakses oleh publik.
”Verifikasi dokumen penting sebab Informasi publik yang dikecualikan bersifat rahasia sesuai dengan UU, kepatutan, dan kepentingan umum didasarkan pada pengujian tentang konsekuensi yang timbul apabila suatu informasi diberikan kepada masyarakat serta setelah dipertimbangkan dengan saksama bahwa menutup informasi publik dapat melindungi kepentingan yang lebih besar daripada membukanya atau sebaliknya,” pungkas Tuti.
